Immer mehr Geschäftsprozesse per E-Mail abgewickelt

Angefangen von der Angebotserstellung, dem Service-Management und Bestellwesen bis hin zur Rechnungsstellung werden immer mehr Geschäftsprozesse per E-Mail abgewickelt. Jedoch stellt der Gesetzgeber im Hinblick auf die Archivierung und den Datenschutz die Unternehmen vor große Herausforderungen. Lesen Sie hier die rechtlichen Rahmenbedingungen der E-Mail-Archivierung und wie diese vom Unternehmen rechtlich, organisatorisch und technisch gelöst werden können.

Die Anzahl der per E-Mail abgewickelten Geschäftsprozesse steigt kontinuierlich an. Mittlerweile macht dies einen Anteil von 60-70% im Unternehmen aus. Jedoch verursacht das Phänomen „Spam“ im System, sowie hohe Sicherheitsrisiken durch Viren, Trojaner und Hacker, der weltweiten E-Mail-Kommunikation einen erheblichen Schaden.

Weiterhin wird der IT-Verantwortliche des Unternehmens immer mehr mit Ordnungs- bzw. Speicherproblemen konfrontiert oder was ist, wenn irgendwann einmal das E-Mail ausfällt? Heutzutage kann ein Ausfall schnell existenzbedrohende Züge annehmen! Daher ist es kein Wunder, dass behördlichen Regelungsrahmen hinsichtlich des Umgangs mit E-Mails immer weitere Ausmaße annehmen. So ist etwa am 01.01.2007 das “Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister” (EHUG) in Kraft getreten. Für die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen müssen für via E-Mail oder via Fax geführten Korrespondenz bestimmte formale Anforderungen eingehalten werden. Einen kostenlosen Pflichtangaben-Assistenten sowie viele mit nützliche Hinweise bietet die IT-Recht Kanzlei an. (Siehe unten banadoo Link-Tipp)

Verletzung der Buchführung

Eine mangelhafte E-Mail Archivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung gewertet werden.

Straftat

Wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails das Unternehmen vorsätzlich die Übersicht über dessen Vermögensstand erschwert mit dem Ziel, Vermögensbestandteile, die im Falle der Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehören, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen.

Ordnungswidrigkeit

Des weiteren kann eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchführungspflicht eine Ordnungswidrigkeit sein.

Schadensersatz

Auch sind zivilrechtliche Sanktionen denkbar, etwa dass die Verletzung der Buchführungspflicht den Vorstand oder Geschäftsführer der jeweiligen Gesellschaft schadensersatzpflichtig nach § 93 II AktG bzw. § 43 II GmbHG macht.

Beweismittel eMail

E-Mails können bei gerichtlichen Streitigkeiten durchaus Bedeutung zukommen – und zwar im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung.

Haftung

Im Aktiengesetz ist festgelegt, dass eine persönliche Haftung des Vorstand dann in Betracht kommt, wenn er Entwicklungen, die zukünftig ein Risiko für das Unternehmen darstellen könnten (dazu gehört eben auch die unterlassene Speicherung geschäfts- oder steuerrechtlich relevanter Mails), nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen vorbeugt.

Quelle und ausführlicher Text unter: http://www.perspektive-mittelstand.de/Rechtssichere_E_Mail_Archivierung___Teil_1_Einf_hrung_und_Rechts/management-wissen/1279.html

http://www.it-recht-kanzlei.de/